Was ist Ressourcenmanagement? Der ultimative Leitfaden mit Beispielen

Erfolgreiche Projektabwicklung ist das Ergebnis eines effizienten Workflow- und Ressourcenmanagements. In einer Multiprojektumgebung gewinnen kluges Ressourcenmanagement und Ressourceneffizienz noch stärker an Bedeutung, da Ressourcen von mehreren parallel laufenden Projekten gemeinsam genutzt werden.

Lesen Sie weiter und entdecken Sie, welche Rolle Ressourcenmanagement für effektives Management und erforderliche Projektabwicklung spielt.

Was ist Ressourcenmanagement? 

Ressourcenmanagement in Projektmanagement ist der systematische Prozess der Planung, Zuweisung und Steuerung von Ressourcen, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts benötigt werden. Zu diesen Ressourcen gehören Personen mit den erforderlichen Kompetenzen, Ausrüstung, Materialien und finanzielle Mittel. Ein effektives Projektressourcenmanagement stellt sicher, dass Ressourcen effizient genutzt, Kosten kontrolliert und Projektziele termingerecht sowie innerhalb des Budgets erreicht werden.    

Hier ist das Beispiel für Ressourcenmanagement in einer Multiprojektumgebung.

Ein Unternehmen führt gleichzeitig drei Projekte durch: die Entwicklung einer neuen App, die Aktualisierung seiner Website und die Erstellung einer Marketingkampagne. Alle drei Projekte benötigen dasselbe Team von Designerinnen und Softwareentwicklerinnen. 

Ohne Ressourcenmanagement könnten die Designerinnen überlastet sein oder die Entwicklerinnen Leerlauf haben, weil sie auf Aufgaben warten. Mit einem effektiven Ressourcenmanagement kann die Projektleitung:

• Verfügbarkeit, Kompetenzen und Arbeitslast jedes Teammitglieds einsehen.

• Die Arbeitszeit der Designerinnen und Entwicklerinnen projektübergreifend nach Prioritäten und Terminen zuweisen.

• Arbeitslasten anpassen, um Überlastung und Engpässe zu vermeiden.

• Prognostizieren, wann zusätzliches Personal oder Freelancer benötigt werden.

Das Ergebnis: Alle drei Projekte kommen reibungslos voran, Termine werden eingehalten und das Team bleibt produktiv, ohne auszubrennen.

Im Folgenden betrachten wir die wichtigsten Grundlagen des Ressourcenmanagements.

Die Grundlagen von Ressourcenmanagements 

Die Grundlagen des Ressourcenmanagements konzentrieren sich darauf, alle notwendigen Ressourcen während eines Projekts wirksam zu planen, zuzuweisen und zu überwachen. Im Kern geht es darum, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Aufgaben zuzuordnen, Verschwendung zu minimieren und Effizienz zu maximieren. 

Hier sind die zentrale Prinzipien:

• Strategische Ressourcenzuweisung. 

“Weisen Sie die richtigen Personen die richtigen Aufgaben zu.” 

Die Zuweisung der richtigen Ressourcen (wie Personal, Budget oder Ausrüstung) zu den richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit maximiert die Produktivität und unterstützt die termingerechte Projektausführung.

• Ressourcenprognose. 

“Prognostizieren Sie den Ressourcenbedarf vor Projektbeginn.” 

Die Vorhersage des zukünftigen Ressourcenbedarfs stellt sicher, dass für kommende Projekte oder Aufgaben genügend Ressourcen zur Verfügung stehen.

• Priorisierung.

“Bestimmen Sie, welche Projekte und Aufgaben kritische Ressourcen zuerst benötigen.” 

Die Zuweisung von Ressourcen zu den Projekten und Aufgaben mit der höchsten Priorität stellt deren termingerechte Fertigstellung sicher und trägt zur Erreichung der Unternehmensziele bei.

• Ressourcentransparenz. 

“Stellen Sie sicher, dass alle Ressourcendaten bei Bedarf verfügbar sind.” 

Ein Überblick über alle wichtigen Ressourcen bezogenen Informationen hilft, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Engpässe zu erkennen, die Leistung zu überwachen und die Ressourcennutzung zu verbessern.

• Ressourcenoptimierung. 

“Beseitigen Sie Ressourcenengpässe, um die Effizienz zu steigern.” 

So können Sie verfügbare Ressourcen effektiver nutzen, Verschwendung reduzieren, Durchlaufzeiten und Engpässe reduzieren und mit weniger Aufwand mehr erreichen.

Ein gutes Ressourcenmanagement berücksichtigt auch Risiken, Flexibilität und die Fähigkeit, sich an veränderte Projektanforderungen anzupassen. Es spielt eine wichtige Rolle für den Projekterfolg, insbesondere für Organisationen, die mehrere Projekte mit begrenzten Ressourcen managen.

Die 3 gängigen Arten des Ressourcenmanagements 

Das Ressourcenmanagement kann je nach Art der eingesetzten Ressourcen und den Zielen einer Organisation unterschiedliche Formen annehmen. Alle Formen (Planung, Zuweisung und Überwachung) basieren auf denselben Grundprinzipien, aber jede Art konzentriert sich auf eine Ressourcenkategorie. Hier sind die vier Arten des Ressourcenmanagements.

1. Personalressourcenmanagement.

Diese Art konzentriert sich auf die Verwaltung von Mitarbeitenden, also die Zuweisung der richtigen Personen mit den passenden Fähigkeiten zu den jeweiligen Aufgaben. Dazu gehören auch die Auslastungssteuerung, Kapazitätsplanung und Kompetenzmanagement. Das Personalressourcenmanagement kann über Erfolg oder Misserfolg des Projektausführungs entscheiden, insbesondere dann, wenn ein Unternehmen mehrere Projekte mit einem begrenzten Ressourcenpool durchführt. 

2. Materielles Ressourcenmanagement.  

Das Materielle Ressourcenmanagement befasst sich mit der Verwaltung der für die Projektdurchführung benötigten Materialressourcen: z. B. Rohstoffe, Ausrüstung, Werkzeuge und Einrichtungen. Ähnlich wie das Personalmanagement stellt das Materielle Ressourcenmanagement sicher, dass die richtigen Materialien bei Bedarf verfügbar sind sowie effizient und ohne Verschwendung eingesetzt werden. 

3. Finanzressourcenmanagement. 

Dazu gehören die Verwaltung des Projektbudgets sowie die Prognose und Kontrolle der Kosten. Das Hauptziel des Finanzressourcenmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der Budgetgrenzen bleibt. 

Alle drei Arten des Ressourcenmanagements sind entscheidend für erfolgreiche Projekte, doch in komplexen Multiprojektumgebungen kommt dem Personalressourcenamanegement eine ganz besondere Bedeutung zu. Denn Ressourceneffizienz ist der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen und termingerechter Projektlieferung. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, welche Vorteile ein professionelles Ressourcenmanagement bietet.

Vorteile von Ressourcenmanagement: Warum ist Ressourcenmanagement wichtig? 

Die Bedeutung des Projektressourcenmanagements kann kaum überschätzt werden. Jedes Projekt benötigt Ressourcen für seine Durchführung: Personen, Materialien, Budget und Zeit. Bei der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte steigt die Bedeutung des Personalressourcenmanagements exponentiell, da Ressourcen in der Regel projektübergreifend gemeinsam genutzt werden. Dies gilt insbesondere für menschliche Ressourcen. Hier sind die wichtigsten Vorteile eines effektiven Ressourcenmanagements:

1. Optimale Ressourcennutzung. Ressourcenmanagement gewährleistet die effiziente Nutzung der verfügbaren Mitarbeitenden, Materialien, Ausrüstung und Finanzmittel. Es reduziert außerdem Verschwendung und steigert die Effizienz.
2. Sicherstellung der Projektbesetzung. Durch professionelles Ressourcenmanagement können alle aktuellen und zukünftigen Projekte besetzt werden, sodass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.
3. Optimierung der Projektkosten. Effektives Ressourcenmanagement reduziert das Risiko von Ressourcenengpässen und sorgt für einen reibungslosen Flow, was wiederum ungeplante Ausgaben minimiert.
4. Reduzierung von Engpässen. Kluges Ressourcenmanagement sorgt für eine ausgewogene Auslastung der Mitarbeiter, wodurch Engpässe vermieden und ein reibungsloser Flow gefördert werden.
5. Verbesserung der Projektauslieferung. Alle vorgenannten Faktoren tragen dazu bei, Projekte termingerecht und im Budgetrahmen abzuschließen.

Phasen des Ressourcenmanagements

Der Ressourcenmanagementprozess umfasst mehrere Phasen, die sicherstellen, dass Ressourcen über Projekte hinweg geplant, zugewiesen und effektiv genutzt werden. Hier sind die wichtigsten Phasen dieses Prozesses.

1. Ressourcenplanung.

Die Ressourcenplanung umfasst die Ermittlung, welche Ressourcen für die Projektdurchführung benötigt werden und wann sie benötigt werden. In dieser Phase sollten Sie den Bedarf prognostizieren und mit der Ressourcenverfügbarkeit abstimmen.

2. Ressourcenzuweisung.

In dieser Phase werden die richtigen Ressourcen basierend auf ihren Fähigkeiten, Kapazitäten, Verfügbarkeit, Erfahrung und anderen Attributen den richtigen Aufgaben zugewiesen. Eine korrekte Ressourcenzuweisung trägt zur effizienten Nutzung der verfügbaren Ressourcen bei und minimiert Engpässe.

3. Arbeitslastmanagement.

In dieser Phase soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden ausgewogene Arbeitslasten haben, d. h. weder überlastet noch unterbeschäftigt sind. Ausgewogene Arbeitslasten verhindern Engpässe, erhöhen die Ressourceneffizienz und sorgen für den reibungslosen Flow.

4. Performance-Monitoring.

Die Analyse der Ressourcenleistung ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Multiprojektumgebungen mit einem gemeinsamen genutzten Ressourcenpool. Dies hilft, bestehende Engpässe zu erkennen und die Situation zu korrigieren, bevor sie den Workflow behindern und Verzögerungen verursachen.

5. Ressourcenoptimierung.

In dieser Phase geht es darum, Ineffizienzen zu identifizieren und Prozesse zu verbessern, um die Nutzung der verfügbaren Ressourcen zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise die Analyse und Verteilung der Arbeitslast, die Neuzuweisung von Ressourcen, die Zuweisung weiterer Mitarbeitender zu einer großen Aufgabe, die Anpassung von Projektplänen oder andere Maßnahmen.

Was ist Portfolioresourcenmanagement?

Das Portfolioresourcenmanagement ist ein Prozess zur Zuweisung begrenzter Ressourcen über ein gesamtes Projektportfolio. Das Ziel ist es, eine ausgewogene Ressourcenauslastung, reibungslose Arbeitsabläufe, produktives Arbeiten an allen Projekten des Portfolios und deren erfolgreiche Fertigstellung zu erreichen.

Die Vorteile des Portfolioressourcenmanagements

Projektportfolio- und Ressourcenmanagement gehen Hand in Hand und können nicht getrennt voneinander betrachtet werden. Projektportfoliomanagement ist oft gleichbedeutend mit Ressourcenmanagement. Eine intelligente Ressourcenzuweisung und -verwaltung ist die Grundlage des Projektportfoliomanagements: Die Zuweisung von Ressourcen zu den richtigen Aufgaben und Projekten ist ein Eckpfeiler des Erfolgs. Das Portfolioressourcenmanagement umfasst sowohl die Verwaltung von Projekten als auch deren Ressourcen mit dem Hauptziel, das Portfolio innerhalb der festgelegten Grenzen zu liefern. 

Effektives Projektportfoliomanagement sowie effizientes Portfolioressourcenmanagement bieten Führungskräften und Unternehmen die folgenden Vorteile.

1. Ausrichtung an strategischen Zielen. 

Die Zuweisung von Ressourcen entsprechend den Prioritäten des Unternehmens stellt das Portfolioressourcenmanagement sicher, sodass Projekte mit hohem Wertbeitrag die benötigten Personen, Finanzmittel und Materialien erhalten. Außerdem führt diese Richtung zu einer höheren Erfolgsquote bei Projekten, besserer Budgetnutzung und eines spürbar besseren Return on Investment (ROI). 

2. Verbesserte Kapazitätsplanung.

Die Kapazitätprognose über das gesamte Portfolio ermöglicht es, Überlastungen zu vermeiden und Ressourcen für weitere Projekte zu planen. Außerdem führt das zu reibungsloseren Abläufen und höherer Produktivität. 

3. Reduziertes Risiko und weniger Engpässe. 

Das Ressourcenmanagement auf Portfolioebene hilft dabei, Risiken wie Kompetenzlücken, Engpässe oder widersprüchliche Prioritäten zwischen Projekten frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Das führt zu höherer Produktivität. 

4. Maximal produktive Teams. 

Eine strategische Ressourcenzuweisung hilft, die Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten den passenden Projekten und Aufgaben zuzuweisen. Das verhindert Überlastung und gleicht Arbeitslast aus. Das Ergebnis sind motivierte, leistungsstarke Teams, die ihre Aufgaben effizient und qualitativ hochwertig erledigen. 

5. Reibungsloser Projektablauf im gesamten Portfolio. 

Portfolioressourcenmanagement ermöglicht eine umfassende Echtzeittransparenz über alle Ressourcen und Projekte. Mit Hilfe datenbasierten Entscheidungen können Sie Engpässe frühzeitig erkennen und beseitigen. So bleibt der gesamte Projektablauf stabil and die termingerechte Lieferung des Projekte wird gewährleistet. 

6. Möglichkeiten für Skalierung. 

Ein Überblick über Kapazitäten und Ressourcen eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, zusätzliche Projekte zu starten, ohne bestehende Initiativen zu gefährden. 

Damit Ressourcenmanagement optimal zu Ihren Projekten beiträgt, sollten Sie auf spezialisierte Ressourcenmanagement-Software setzen. Doch welche Art von Software ist das? Welche Funktionen bietet sie? Und wie unterstützt sie Sie konkret bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen? Die Antworten darauf finden Sie im nächsten Abschnitt.

Ressourcenmanagement-Software: Wichtige Funktionen

Ressourcenmanagement-Software unterstützt Ressourcenmanager in allen Phasen des Ressourcenmanagementprozesses. Betrachten wir ihre Rolle am Beispiel von Epicflow. Epicflow ist ein Ressourcenmanagement-Tool für komplexe Multiprojektumgebungen mit gemeinsam genutzten Ressourcen. Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen erläutert.

Verbesserte Ressourcenzuweisung

Epicflow speichert alle Informationen, die für die Ressourcenzuweisung erforderlich sind – Kompetenzen, Kapazität, Verfügbarkeit, Standort und andere Attribute. Dies ist besonders relevant für Multiprojektumgebungen mit gemeinsam genutzten Ressourcen: mit Epicflow finden Sie schnell die richtige Person für eine Aufgabe. Darüber hinaus kann das Tool automatisch den richtigen Kandidaten für die Erledigung einer Aufgabe auswählen und vorschlagen.

Zentralisierung aller Daten für Projekte und Ressourcen

Epicflow bietet einen umfassenden Überblick über alle an Projekten beteiligten Ressourcen. Damit ist es eine zentrale Informationsquelle für alle Projektbeteiligten – Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanager, Teammitglieder und das obere Management.

KI-gesteuerte Kapazitätsplanung

Epicflow kann die Kapazität und Arbeitslasten von Ressourcen prognostizieren. Dies ist der Schlüssel zur datengesteuerten Kapazitätsplanung. Noch wichtiger ist jedoch, dass Unternehmen dadurch zukünftige Engpässe prognostizieren und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können, um diese zu vermeiden.

Workload-Balancing 

Epicflow kann nicht nur zukünftige Engpässe prognostizieren oder bestehende erkennen, sondern auch Projekte und Aufgaben identifizieren, die die Ressourcen überlasten. Doch das ist noch nicht alles. Mit der What-if Analyse von Epicflow haben Sie die Möglichkeit, Arbeitslasten auszugleichen und Engpässe zu beseitigen.

Performance-Monitoring

Epicflow verfügt über Funktionen zum Performance-Monitoring. Die Performance-Analyse ist eine der wichtigsten Aktivitäten im Ressourcenmanagementprozess. Sie zeigt die Effektivität des Ressourcenmanagements auf und bietet die Möglichkeit, den Workflow bei Problemen zu optimieren.

Epicflow steigert die Effizienz gemeinsam genutzter Ressourcen in kompexen Multiprojektumgebungen, es identifiziert, verhindert und beseitigt Engpässe und unterstützt so die termingerechte und budgetkonforme Fertigstellung aller Projekte im Portfolio. Nehmen Sie Kontakt zu unserem Expertenteam auf, um mehr über Epicflows innovativen Ansatz für das Ressourcenmanagement und seinen messbaren Beitrag zum Geschäftserfolg Ihres Unternehmens zu erfahren.

Fazit

Effektives Ressourcenmanagement ist der Schlüssel zu reibungslosen Projektverläufen und erfolgreichen Portfolios. Durch kluge Zuweisung, Optimierung und den Einsatz moderner Tools wie Epicflow werden Ressourcen effizient genutzt, Engpässe vermieden und Projekte termingerecht abgeschlossen. Besonders in Multiprojektumgebungen sichert dies eine hohe Produktivität, steigert den ROI und unterstützt nachhaltiges Unternehmenswachstum.